비서 (하는일, 업무환경, 되는법, 학과, 전망)

비서가 하는 일, 업무환경, 되는 법, 관련학과, 전망 등 그들의 세계에 대해서 살펴보려고 한다.

 

비서는 경영자나 관리자가 그들 본연의 업무에 전념할 수 있도록 보좌한다. 이를 위해 일정을 관리하고 업무를 조율하며 외부와의 연락, 방문객 안내 등의 보좌업무를 전담하며, 또한 업무 수행에 도움이 될 만한 자료를 정리하거나 필요한 문서를 작성하고, 대내외 행사를 준비하거나 외부행사에 동행하기도 한다.

 

본자료는 고용노동부와 한국고용정보원에서 발간한 2021년 한국직업전망에서 찾아보았다.

 

 

 

비서의 세계

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

하는 일

비서의 업무는 조직 규모, 보좌하는 상사 직급, 근무 장소, 업무에 대한 전문성 등에 따라 크게 전문비서와 일반비서로 구분된다.

 

전문비서는 정치, 외교, 경제, 교육, 법률, 산업 등 각 분야에서 전문적인 행정 및 관리에 대한 실무자로서 상사에게 필요한 정보를 종합 정리하여 보고하고 내외부 여러 사람들과 일을 조율함으로써 상사를 보좌하는 역할을 수행한다. 이를 위해 각종자료를 분류정리하고 문서작성 등의 사무적인 업무를 수행하며, 상사와 함께 회의에 참석하여 회의록을 작성하거나 요약한다. 또한 상사의 지시 연락사항을 전달하고, 내외부로부터 접수된 문서와 메일, 전화 등을 검토하여 보고한다. 회의소집 연락을 하며 회의진행이 원활히 이루어지도록 준비한다. 전문비서는 소속 기관에 따라 기업비서, 공공기관비서, 교육연구비서, 의료비서, 법률비서, 회계비서, 의원비서, 대사관비서, 경호비서 등 다양하게 구분될 수 있다.

 

이 중 기업비서는 경제, 경영, 인사에 대한 지식과 실무능력을 보유하여 기업의 경영자를 보좌한다.

 

공공기관비서는 행정업무에 관한 실무지식을 갖추고 있으며, 교육연구비서는 학교 행정업무책임자를 보좌하거나 학교 부설연구소에서 근무한다.

 

의료비서는 의학이나 보험과 관련된 용어나 규정 등에 대한 지식을 갖고 있으면서 종합병원의 전문경영인이 병원관리를 할 수 있도록 보좌한다.

 

법률비서는 법률사무소나 합동변호사 사무실에서 법률에 관련된 문서를 처리하고 소송문의, 의뢰인 응대를 한다.

 

회계비서는 회계학 지식과 컴퓨터와 영어에 대한 전문성 등을 보유하고 회계보고서 등을 작성하여 상사를 보좌한다.

 

국회의원비서는 국회 등에서 국회의원이 의정활동을 할 수 있도록 정보를 수집하거나 정책을 제안하며 유권자들에 대한 정보를 관리한다.

 

외국대사관비서는 주한 외국대사를 보좌하며 귀빈 방문 시 영접에 필요한 제반사항을 담당한다.

 

경호비서는 상사의 안전을 관리하고 일상적인 업무수행을 보좌한다.

 

일반비서는 전문비서처럼 특정 전문분야가 정해져 있지는 않지만 상사의 일정을 계획, 관리, 조정하고 상사가 최적의 조건에서 업무를 수행할 수 있도록 보좌한다. 이들은 우편물이나 서류 보관, 각종 자료의 정리 및 문서작성, 전화응대, 회의소집, 방문객 접대 등의 업무를 수행한다.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

업무환경

비서는 대부분 비서실이나 사무실 내에서 정규시간 동안 업무를 본다.

 

회의 및 일정 계획, 방문객 맞이, 전화 응대 등을 위해 여러 가지 사무장비나 접대물품들이 구비된 공간인 경우가 많다.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

되는 법

일반적으로 전문대학 졸업 이상의 학력이 요구되며, 대기업이나 외국계 회사에서는 대졸 이상의 학력이 요구된다.

 

관련 정규교육 과정으로 비서 일반, 비서 실무 등의 교과목을 가르치는 비서학과, 비서행정과, 국제비서과 등이 있다.

 

관련 학과에 진학하면 정보 및 사무 관리에 대한 전문지식과 워드프로세서, 엑셀 등의 컴퓨터교육과 외국어교육 등을 체계적으로 받을 수 있다.

 

컴퓨터활용능력과 커뮤니케이션능력, 어학실력을 갖추면 취업에 더욱 유리하며, 외국계기업에 근무하기 위해서는 관련 언어로 문서 작성과 회화를 할 수 있어야 한다.

 

공개 채용 및 추천으로 채용이 이루어지며, 관련 학과가 개설된 학교나 사설 교육기관으로 추천 의뢰가 많이 들어오는 편이다.

 

국내외 일반기업이나 정부기관, 금융기관, 의료기관, 언론계 등 다양한 분야에서 활동할 수 있다.

 

 

 

 

 

 

-관련학과-

비서학과, 비서행정학과, 국제비서과, 경영학과, 국제사무학과, 비서정보과, 경호비서학과, 호텔경영학과, 항공경영학과, 어문계열학과 등

 

 

 

 

 

-관련자격-

비서 1급/2급/3급(대한상공회의소)

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

-적성 및 흥미-

상사의 신상이나 업무 관련사항에 대해 비밀과보 안을 유지하는 것이 중요하다.

 

보좌하는 상사가 비서를 믿고 주요 일정이나 비밀서류를 맡길 수 있을 정도로 신뢰감을 주어야 하며, 문서관리나 보안을 철저히 할 수 있는 꼼꼼함이 필요하다.

 

보좌하는 일이 주 업무이기 때문에 자신의 성취를 드러내기보다 상사가 업무를 성공적으로 수행할 수 있도록 돕는 능력이 중요하다.

 

비정형화된 업무가 많으므로 순발력과 상황대처능력등도 필요하다.

 

사무절차를 이해하고 적용 할 수 있는 학습능력, 풍부한 지식, 뛰어난 기억력, 정확한 의사전달능력과 타인에 대한 배려등이 요구된다.

 

전문비서의 경우 이메일을 주고받거나 회화를 할 수 있는 비즈니스 외국어 능력이 중요하다.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

-경력개발-

일부기업에서는 사무직직원으로 채용하여 비서직으로 발령을 내기도 하고, 비서로 채용했다가 총무과, 인사과 등 사무직으로 발령을 내기도 한다.

 

최근에는 계약직으로 채용되는 빈도가 높아져 일정 기간 근무 후 이직하기도 하는데, 2~3년 이상의 경력을 갖춘 구직자를 시장에서 많이 선호하는 편이다.

 

‘비서→비서과장→비서실장’ 등으로 승진하기도 하며, 승진체계 없이 경력에 따라 임금이 올라가기도 한다.

 

 

 

 

 

 

 

전망

향후 10년간 비서의 일자리는 현 상태를 유지할 것으로 전망된다.

 

「2019-2029 중장기 인력수급전망」(한국고용정보원, 2020)에 따르면, 비서는 2019년 약 18천 명에서 2029년 약 18천 명으로 향후 10년간 0천 명(연평균 0.2%) 정도 증가할 것으로 전망된다.

 

비서는 기업체 임원이나 경영진을 보좌하는 역할을 수행하기 때문에, 일반적으로 기업체의 비서는 경영전략에 따른 임원감축 여부에 따라 고용에 직접적인 영향을 많이 받는다. 또한 많은 기업들이 경영효율화를 위해 정규직으로 채용하기보다는 파견직(아웃소싱)이나 비정규직으로 채용하는 경우가 많아 경기불황 시 신규고용 감소뿐만 아니라 기존 고용인원 중에서도 우선 구조조정 대상이 될 가능성이 크다.

 

기술이 발달하면서 비서들이 수행하던 일정관리 등을 스마트폰의 일정관리, 명함관리 애플리케이션 등을 사용하여 임원진 스스로 하는 등, 일정관리나예약등의단순업무는시스템에 의해 대체됨으로써 비서의 고용감소를 가져오는 요인으로 작용할 것으로 보인다. 기술의 발달은 비서의 업무를 상당수 줄여주기 때문에 기존보다 적은 인력으로 전문화되고 고도화된 업무 수행이 가능해질 것이다.

 

하지만 비서는 조직의 의사결정권자인 임원, 혹은 조직원의 업무를 보좌함으로써 조직의 생산성과 성과를 향상하는 데 기여하는 직업이고, 특히 사람과 사람 간의 업무를 다룬다는 특징이 있으므로 첨단기술발전이 단순업무를 중심으로 일정 부분 대체한다고 하더라도 완전한 대체는 어려울 것으로 보인다.

 

기존의 1:1 비서가 아닌 팀 단위의 업무를 지원하는 팀비서, 1인 CEO비서 등 일반비서의 형태가 다양해지고 있고, 이들은 기존의 비서업무 이외에 경영지원, 사무행정, 회계 등을 함께 수행하기도 하며 업체에 따라서는 채용 단계에서부터 융복합업무를 수행할 수 있는 비서인력을 채용하기도 한다. 특히 최근팀원들과 협업하고 업무를 수행하는 팀비서형태가 증가추세인 것은 기업체에서의 비서 고용을 증가시키는 요인으로 작용할 수도 있을 것으로 보여 임원에 대한 비서는 감소할 것이나, 팀비서는 늘어날 수도 있다.

 

산업이 고도화, 전문화되면서 비서도 특정분야의 전문성을 가진 비서를 중심으로 고용할 것으로 보여 전문비서의 고용은상대적으로 늘어날 것으로 전망된다. 대형병원, 회계 및 법무법인등에서 의료비서, 법률비서, 회계비서 등을 비롯해 특정산업이나 외국계업체 등 특정전문분야에 역량을 가진 전문비서의 수요가 늘어날 것으로 보인다. 또한 보안이나 안전 문제로 인해 경호비서의 수요도 증가할 수 있다.

 

계약직, 파견직 등 비정규직의 고용형태가 많은 직업 특성상 전문성을 쌓지 않으면 경력개발에 한계가 있기도 하다. 따라서 전체 조직을 이해하는 장점을 가진 비서로서의 경력을 살려 홍보, 인사 등 여타의 경영지원부서에서 일하기도 하므로 경력개발이 필요하며 전문비서 역시 해당 분야의 전문성뿐만 아니라 정보 관련테크놀로지수용 및 사용능력, 외국어능력 등을 기르기 위한 자기 계발 노력이 필요하다.

 

종합하면, 경영효율화를 위한 고용유연화나 인공지능 비서와 같은 새로운 기술의 도입으로 인해 비서의 단순업무가 일정 부분 대체되는 등 비서 인력이 감소할 수 있지만, 기술발달로 업무가 고도화되고 특정분야의 전문성을 갖춘 전문비서의 고용은 상대적으로 늘어날 것으로 보여, 향후 10년간 비서의 일자리는 현 상태를 유지할 것으로 전망된다.